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ZenShare Suite

  • Tipologia: SaaS
  • ID Scheda: SA-572
  • Stato corrente: QUALIFICATA
  • Azienda fornitrice: Interzen Consulting S.r.l.
  • Referente commerciale: Alessandro Damiani - alessandro.damiani@interzen.it
  • Data di qualificazione: 07-10-2019 14:08

Descrizione generale del servizio

ZenShare è la piattaforma documentale per gestire in modalità evoluta tutti i documenti di aziende private ed enti pubblici. Il modulo principale è la biblioteca, archivio generale dei documenti: strutturata per cartelle e sottocartelle, consente il caricamento manuale/automatico di documenti con relativi metadati e versioni; prevede la gestione di modelli documentali (insiemi predefiniti di metadati legati a determinate tipologie di documenti) ed offre un motore di ricerca avanzata. Moduli accessori: protocollo informatico per la registrazione dei documenti in entrata/uscita; workflow per i processi approvativi dei documenti. La gestione granulare dei permessi utenti permette di stabilire in maniera puntuale la possibilità di creare, visualizzare, modificare e cancellare i documenti.

Caratteristiche funzionali del servizio

  • Categorizzazione: inserimento del documento in una cartella/sotto-cartella specifica.
  • Indicizzazione: associazione al documento di una serie di informazioni accessorie (indici documentali) per meglio identificare e ricercare il documento.
  • Storicizzazione: salvataggio di tutte le versioni antecedenti a quella attuale del documento, con data, ora ed utente editor.
  • Modelli documentali: lotti pre-impostati di indici documentali tipici di determinate tipologie di documenti (ad esempio fatture, DDT, ordini di acquisto, contratti).
  • Ricerca semplice/avanzata: ricerca full-text o multi-parametro, in cui selezionare un modello documentale ed utilizzarne come campi di ricerca gli indici.
  • Autoimport: procedura di importazione massiva documenti e relativi metadati; possibilità di creazione automatizzata di sotto-cartelle (auto-foldering).
  • Mail room: area in cui sono aggregati tutti i documenti provenienti da fonti diverse (email, PEC, fax, stampanti MFP/scanner di rete, sistemi esterni) e pronti per la pubblicazione manuale in ZenShare.
  • Protocollo informatico: protocollazione documenti in entrata/uscita, protocollazione automatica di email/PEC, rubrica mittenti/destinatari, titolario di classificazione del documento, smistamento del documento ad utenti di ZenShare.
  • Workflow documentale: creazione e modifica di processi approvativi multi-utente, definizione step approvativi, modalità di approvazione, notifiche email agli utenti.

Benefici offerti dal servizio

  • Ottimizzazione e centralizzazione dei flussi documentali, automazione dei processi aziendali in un’unica piattaforma.
  • Riduzione costi di gestione dei documenti cartacei, riduzione rischi di perdita di documenti e informazioni.
  • Miglioramento produttività degli utenti, riduzione tempi di approvazione dei documenti.
  • Sicurezza e riservatezza dei documenti ottenute mediante la granularità dei permessi utente.
  • Facilità di reperimento dei documenti grazie al motore di ricerca avanzata multi-parametro.

Piattaforma Cloud attraverso la quale è erogato il servizio

Aruba S.p.A.

Cloud Deployment Model

Public Cloud

Specificare altra rete pubblica

  • Altra rete pubblica (specificare) (NA)

Infrastruttura Cloud su cui è basato il servizio

  • Infrastruttura di un fornitore terzo qualificato come CSP
  • Aruba S.p.A.

Sono richiesti prerequisiti?

I prerequisiti riguardano altri servizi Cloud?

No

Eventuali altri prerequisiti

  • Web browser con abilitazione del Javascript.

Esistono dipendenze?

Le dipendenze riguardano servizi Cloud?

No

Eventuali standard e certificazioni

Nessuno.

Canali disponibili per il supporto tecnico

  • E-mail: Disponibile
  • Ore supporto: Lunedì - venerdì: 9.00 - 13.00 e 14,30 - 18.30
  • Telefono: Disponibile
  • Ore supporto: Lunedì - venerdì: 9.00 - 13.00 e 14,30 - 18.30
  • Sistema di on-line ticketing: Disponibile
  • Ore supporto: Lunedì - venerdì: 9.00 - 13.00 e 14,30 - 18.30
  • Web chat: Non Disponibile
  • Assistenza on-site: Disponibile
  • Ore supporto: Lunedì - venerdì: 9.00 - 13.00 e 14,30 - 18.30
  • Assistenza remota: Disponibile
  • Ore supporto: Lunedì - venerdì: 9.00 - 13.00 e 14,30 - 18.30
  • Eventuale altro canale (specificare): Non disponibile

Tempi di attivazione e disattivazione del servizio

  • Tempo di attivazione: 10/20 giorni lavorativi
  • Tempo di disattivazione: 1 giorno lavorativo

Modalità e processo di attivazione

• attivazione istanza di ZenShare in cloud per il cliente; • creazione degli utenti richiesti dal cliente; • invio al cliente delle credenziali di accesso di tutti gli utenti; • configurazione del servizio in base alle esigenze del cliente (sarà compilato un documento specifico con i dettagli della configurazione del servizio); • formazione online via web-conference (a distanza) agli utenti indicati dal cliente.

Modalità e processo di disattivazione

• comunicazione formale via PEC della volontà di cessazione del servizio nei termini previsti dal contratto; • disattivazione istanza di ZenShare in cloud del cliente.

Estrazione dei dati a seguito di disattivazione

• richiesta formale di preventivo economico per l’attività di estrazione dati e documenti a seguito di disattivazione del servizio; • esportazione del database e dei documenti del cliente, che saranno messi a sua disposizione su una cartella SFTP dedicata e protetta da username e password; • tempistica prevista: 5 giorni lavorativi dall’accettazione formale del preventivo da parte del cliente.

Dati esportabili

  • Formato dei dati esportabili: XLS, XLSX, CSV
  • Dati derivati (configurazioni, template, log, ecc.): NA

Formati in cui è possibile estrarre i dati

XLS, XLSX, CSV

Estrazione e formati di altri asset (in seguito a disattivazione)

NA

Indicare quali delle seguenti modalità di fruizione del servizio sono supportate

  • Web Browser

Specificare i browser supportati

  • Explorer (• Microsoft Internet Explorer (versione minima 11))
  • Firefox (• Mozilla Firefox (versione 69.0))
  • Chrome (• Google Chrome (versione 77))
  • • Microsoft Internet Explorer (versione minima 11)• Microsoft Edge (build 18362)• Google Chrome (versione 77)• Mozilla Firefox (versione 69.0)

Documentazione tecnica

• manuale utente • manuale amministratore • video tutorial sulle funzionalità disponibili nel sito web istituzionale ZenShare

Formati in cui è disponibile la documentazione tecnica (Selezionare una o più voci dall'elenco)

  • Disponibile e navigabile su Web (https://www.zenshare.it/news/video-gestione-documentale/)
  • Disponibile in formato/i consultabile/i offline (PDF)

Elenco delle lingue in cui è disponibile la documentazione

  • Italiano

API di tipo REST/SOAP disponibili per il servizio

  • E' disponibile l'endpoint SOAP (https://cloud.zenshare.it/soap/server.php)
  • Viene fornita la documentazione delle API in altri formati (PDF)

Funzionalità invocabili tramite API e funzionalità che non sono accessibili via API

upload download profileUpload base64download base64downloadVer delete addUpdateRecord docWorkflowInfo searchByModelGV_parsAsXMLFieldNameId eqSearchByModelGV_parsAsXMLFieldNameId eqSearchByModelGVVer_parsAsXMLFieldNameId searchByModelGVVer_parsAsXMLFieldNameId lookupByModel updateDocumentMetadataGv_xmlFieldNameId updateDocumentMetadataGvVer_xmlFieldNameId updateDocumentGv_xmlFieldNameId updateDocumentGvVer_xmlFieldNameId addUpdateRecord_check isAlive modelsList modelFields aggMetadati viewMetadati viewMetadatiVer viewVerList datiAzienda creaProtocollo aggiungiDocumentoProtocollo

Specificare le piattaforme abilitanti supportate dal servizio

  • Altro (specificare) (NA)

Elenco di procedure per garantire la reversibilità del servizio SaaS.

  • • richiesta formale di preventivo economico da parte del CSC al CSP per l’attività di estrazione dati e documenti a seguito di disattivazione del servizio;• esportazione del database e dei documenti del CSC, che saranno messi a sua disposizione su una cartella SFTP dedicata e protetta da username e password;• tempistica prevista: 5 giorni lavorativi dall’accettazione formale del preventivo da parte del CSC;• cancellazione del database e dei documenti del CSC, incluse le copie di back-up;• tempistica prevista: 5 giorni lavorativi dalla data di messa a disposizione del database e dei documenti del CSC su cartella SFTP dedicata.

Scalabilità del servizio

  • E' prevista la scalabilità del servizio:
  • La scalabilità del servizio è di tipo automatico: No

Modalità e condizioni previste per la scalabilità del servizio

La scalabilità del servizio SaaS di ZenShare è ottenuta mediante una procedura di condivisione delle esigenze del CSC verso il CSP, a seguito della quale vengono identificate le risorse necessarie ad adeguare le prestazioni del servizio SaaS alle mutate esigenze del CSC.

Strumenti di monitoraggio delle risorse a consumo associate al servizio, dei costi e della qualità del servizio

INFO SISTEMA » Numero Documenti » Dimensione totale » Ultimo Aggiornamento

Metriche e statistiche disponibili

DASHBOARD & GRAFICI » Grafico documenti pubblicati » Grafico documenti smistati » Grafici Workflow » Grafici Claim

Report disponibili

VISITATORI » Numero di visite » Visitatori unici » Sessioni per visitatore » Profondità della visita » Tempo sul sito » Numero di giorni dall'ultimo accesso al portale » Accessi amministratori CONTENUTI DEL PORTALE » Ricerca libera » Numero di pagine visitate » Pagine statiche visualizzate » Pagine per visita » Pagine di uscita » Link in uscita GESTIONE DOCUMENTALE » Numero di documenti scaricati dalla biblioteca » Documenti scaricati dalla biblioteca » Media documenti scaricati per sessione

Livelli di servizio garantiti da dichiarare obbligatoriamente

  • Availability (in percentuale): 99.95
  • Maximum First Support Response Time (in minuti): 15

Monitoraggio dello stato del servizio e notifiche

  • E' disponibile il monitoraggio in tempo reale dello stato del servizio?: No
  • Sono disponibili delle notifiche via SMS/email per gli eventi di indisponibilità del servizio?:

Controllo dell'Acquirente sulla gestione dei dati

  • L'Acquirente ha la possibilità di scegliere la localizzazione dei siti in cui verranno memorizzati e processati i dati?: No
  • L'Acquirente ha a disposizione procedure per la cancellazione permanente dei dati?: No

Meccanismi di autenticazione degli utenti supportati

Sistema proprietario. È il sistema che vincola la password di accesso del singolo utente alle seguenti regole: • Scadenza alla prima autenticazione sulla piattaforma ZenShare; • Lunghezza minima di 8 caratteri; • Scadenza periodica ogni 3 mesi; • Divieto di riutilizzo delle ultime 5 password; • Vincoli sulla complessità della password (utilizzo di una lettera maiuscola/minuscola, numero, simbolo, divieto dello username); • Blocco dell’utente dopo 5 tentativi falliti. Interfacciamento con sistemi esterni. Possibilità di demandare la gestione dell’accesso utenti di ZenShare mediante procedura di Single Sign On con altri sistemi: • Google account; • LDAP (Lightweight Directory Access Protocol); • CAS (Central Authentication Service).

Possibilità di configurazione/customizzazione dei meccanismi di autenticazione

  • Descrizione: Eventuali meccanismi di autenticazione degli utenti non supportati potranno essere oggetto di valutazione da parte del fornitore

Disponibilità di autenticazione a 2 fattori

No

Politiche di accesso alle informazioni in audit

  • In tempo reale: No
  • Differenziata tra utilizzatori e fornitore: No
  • Tempo minimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo massimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo minimo di conservazione dei log di servizio: NA
  • Tempo massimo di conservazione dei log di servizio: NA

Elementi che concorrono alla determinazione del prezzo (parametri)

Nome parametro Unità di misura Quantità minima
Parametro 1 Numero utenti nessuna 3

Prezzo base del servizio

  • Prezzo base in euro (in euro): 792
  • Eventuale costo di attivazione (in euro): 1650

Esecuzione dei test OWASP

  • Le componenti che costituiscono il servizio SaaS sono state sottoposte ai test OWASP prima della loro immissione in produzione e successivamente su base periodica?: No
  • Relativamente all'ultima esecuzione dei testi di cui alla "OWASP Testing Guide v.4" le componenti del servizio SaaS sono risultate esenti da vulnerabilità: No

Tempistiche per la presa in carico e gestione delle segnalazioni

• Priorità 1. Gravità: bloccante. Descrizione: sistema o servizio non disponibile con impatti critici sulla produzione. Presa in carico: entro 2 ore lavorative. Risoluzione: entro 1 giorno lavorativo. • Priorità 2. Gravità: alta. Descrizione: sistema o servizio non disponibile con impatti critici sulla produzione entro 1 giorno. Presa in carico: entro 4 ore lavorative. Risoluzione: entro 2 giorni lavorativi. • Priorità 3. Gravità: media. Descrizione: sistema o servizio parzialmente non disponibile con disservizio accettabile per un periodo temporaneo. Presa in carico: entro 8 ore lavorative. Risoluzione: entro 5 giorni lavorativi. • Priorità 4. Gravità: bassa. Descrizione: problema con basso impatto per il cliente. Presa in carico: entro 16 ore lavorative. Risoluzione: entro 30 giorni lavorativi.

Localizzazione dei data center

Localizzazione (anche parziale) all'interno del territorio italiano

Rispetto alle nazioni extra UE di cui al punto precedente, sono in essere accordi bilaterali con l'Italia (o con l'UE) volti alla salvaguardia della riservatezza e proprietà dei dati?

No