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Arcadoc in cloud

  • Tipologia: SaaS
  • ID Scheda: SA-614
  • Stato corrente: QUALIFICATA
  • Azienda fornitrice: Aeffegroup Srl
  • Referente commerciale: Riccardo Camiciottoli - commerciale@aeffegroup.biz
  • Data di qualificazione: 24-10-2019 12:49

Nome del servizio

Arcadoc in cloud

Descrizione generale del servizio

Arcadoc è una piattaforma documentale multi aziendale modulare, fruibile con i principali web browser, costituita da moduli separati, per consentire una più agevole fruizione delle diverse funzionalità. Moduli: Base: supporta le funzionalità di gestione documentale, protocollo informatico, organigramma aziendale, acquisizione tramite scanner puntuale e massiva, fascicolazione, firma digitale, web services per integrazione applicativa con altri software. PEC Manager: supporta le funzionalità di gestione delle caselle PEC e PEO. Workflow Manager: supporta le funzionalità di creazione ed esecuzione di flussi operativi sui documenti. Conservazione a norma: supporta tutte le funzionalità per la conservazione a norma. Fatturazione elettronica: permette di tracciare l’esito dell’invio al SdI.

Caratteristiche funzionali del servizio

  • Gestione documentale e protocollo informatico - multi azienda
  • Tipizzazione documentale
  • Gestione degli allegati, con conversione in PDF e PDF ricercabile delle immagini, versionamento
  • Produzione del registro di protocollo elettronico e relativa conservazione
  • Acquisizione tramite scanner puntuale e massiva
  • Gestione delle evidenze e delle scadenze
  • Fascicolazione - Titolario di classificazione
  • AOO multiple - Segnatura di protocollo personalizzabile - Protocollazione di emergenza
  • Gestione dei messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e non (PEO) - Workflow documentale
  • Stampa del barcode e apposizione di etichetta virtuale o segnatura di protocollo su documenti digitali ab origine

Benefici offerti dal servizio

  • Fruizione tramite web browser, senza necessità di installazioni sui client
  • Utilizzo molto semplice, grazie ad un'interfaccia intuitiva
  • Assistenza tecnica facilmente raggiungibile
  • Conformità alle normative cogenti
  • Facile attivazione e disattivazione del servizio

Piattaforma Cloud attraverso la quale è erogato il servizio

VM Aruba

Cloud Deployment Model

Public Cloud

Specificare altra rete pubblica

  • Altra rete pubblica (specificare) (NA)

Infrastruttura Cloud su cui è basato il servizio

  • Infrastruttura di un fornitore terzo qualificato come CSP
  • Aruba S.p.A.

Eventuali servizi correlati già qualificati nel Marketplace

  • Compresi nel canone del servizio: attivazione e configurazione iniziale, assistenza tecnica di base. Opzionali, non compresi nel canone del servizio: assistenza tecnica avanzata, formazione degli utilizzatori, migrazione dei dati pregressi, stesura del manuale della conservazione, marche temporali.

Sono richiesti prerequisiti?

I prerequisiti riguardano altri servizi Cloud?

No

Eventuali altri prerequisiti

  • Web browser a scelta tra: MS Internet Explorer, MS Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox. Framework .Net 4.5 Per la stazione di scansione: sistema operativo Windows 7, 8 o 10 Opzionali: stampante di etichette a scelta tra quelle supportate, scanner TWAIN.

Esistono dipendenze?

Le dipendenze riguardano servizi Cloud?

No

Eventuali dipendenze con servizi presenti nel marketplace

  • Collegamento a Internet

Eventuali standard e certificazioni

N/A

Canali disponibili per il supporto tecnico

  • E-mail: Disponibile
  • Ore supporto: Dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00, festivi esclusi
  • Telefono: Disponibile
  • Ore supporto: Dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00, festivi esclusi
  • Sistema di on-line ticketing: Non Disponibile
  • Web chat: Non Disponibile
  • Assistenza on-site: Disponibile
  • Ore supporto: Dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00, festivi esclusi
  • Assistenza remota: Disponibile
  • Ore supporto: Dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00, festivi esclusi
  • Eventuale altro canale (specificare): Non disponibile

Tempi di attivazione e disattivazione del servizio

  • Tempo di attivazione: 5 giorni lavorativi
  • Tempo di disattivazione: 5 giorni lavorativi

Modalità e processo di attivazione

Richiesta di informazioni al cliente per la configurazione iniziale, tramite compilazione guidata di un questionario; attivazione e configurazione del servizio; eventuale caricamento dei dati pregressi; eventuale formazione degli utilizzatori; collaudo e messa in esercizio.

Modalità e processo di disattivazione

Estrazione dei dati in formato aperto e consegna al cliente tramite download o su supporto di memorizzazione da questi fornito; eliminazione completa dei dati e dell'istanza.

Estrazione dei dati a seguito di disattivazione

I dati, composti da metadati di indicizzazione e contenuti, sono costantemente a disposizione del cliente che può scaricarli in qualsiasi momento. Nel caso in cui la mole dei dati sia tale da non consentire agevolmente il download, questi possono essere messi a disposizione del cliente su supporto di memorizzazione da questi fornito.

Dati esportabili

  • Formato dei dati esportabili: XLSX, CSV per i metadati. Formato di origine per i contenuti. TXT per i log
  • Dati derivati (configurazioni, template, log, ecc.): NA

Formati in cui è possibile estrarre i dati

XLSX, CSV per i metadati. Formato di origine per i contenuti. TXT per i log

Estrazione e formati di altri asset (in seguito a disattivazione)

NA

Indicare quali delle seguenti modalità di fruizione del servizio sono supportate

  • Web Browser

Specificare i browser supportati

  • Explorer (MS Internet Explorer v. 11)
  • Firefox (Mozilla Firefox v. 62)
  • Chrome (Google Chrome v. 68)
  • MS Internet Explorer v. 11 MS Edge v. 42 Google Chrome v. 68 Mozilla Firefox v. 62

Documentazione tecnica

Manuale d'uso per utenti ed amministratori di sistema Manuale d'uso delle API

Formati in cui è disponibile la documentazione tecnica (Selezionare una o più voci dall'elenco)

  • Disponibile in formato/i consultabile/i offline (PDF)

Elenco delle lingue in cui è disponibile la documentazione

  • Italiano

API di tipo REST/SOAP disponibili per il servizio

  • E' disponibile l'endpoint SOAP (https://demo.arcadoc.it/WebServices/ImportService.svc?singlewsdl https://demo.arcadoc.it/WebServices/ProtocollazioneEmergenzaService.svc?singlewsdl )
  • E' disponibile l'endpoint REST (https://demo.arcadoc.it/api/WsPec/auth?username=test&password=testtest )
  • Sono presenti meccanismi di autenticazione per le API (Il metodo precedente restituisce un token di autenticazione che deve essere utilizzato per richiamare in GET con BEARER TOKEN l'url: https://demo.arcadoc.it/api/WsPec/structures/2 )
  • Viene fornita la documentazione delle API in altri formati (PDF)
  • E' presente un ambiente di test delle API (https://demo.arcadoc.it/WebServices/ImportService.svc?singlewsdl)

Funzionalità invocabili tramite API e funzionalità che non sono accessibili via API

Creazione documenti - servizio SOAP Creazione documenti tipizzati - servizio SOAP Protocollazione - servizio SOAP Lettura documenti - servizio REST

Specificare le piattaforme abilitanti supportate dal servizio

  • Altro (specificare) (NA)

Elenco di procedure per garantire la reversibilità del servizio SaaS.

  • I dati, costituiti da metadati di indicizzazione e contenuti, sono autonomamente scaricabili dal cliente attraverso le funzioni "Esporta metadati" (per esportare i soli metadati di indicizzazione) e "Esporta contenuto" (per esportare metadati di indicizzazione e contenuti). Nel caso in cui la mole dei dati renda disagevole il download degli stessi, è possibile richiedere al fornitore la restituzione dei dati su supporto di memorizzazione fornito dal cliente.

Scalabilità del servizio

  • E' prevista la scalabilità del servizio:
  • La scalabilità del servizio è di tipo automatico: No

Modalità e condizioni previste per la scalabilità del servizio

Dopo l'acquisto del livello di servizio superiore a quello posseduto (in termini di documenti/anno o di spazio disco utilizzabile all'anno), l'adeguamento del servizio verrà effettuato entro un giorno lavorativo

Strumenti di monitoraggio delle risorse a consumo associate al servizio, dei costi e della qualità del servizio

Gli utenti appositamente autorizzato possono accedere alle informazioni relative all'utilizzo: numero di documenti caricati nell'anno in corso, spazio su disco utilizzato.

Metriche e statistiche disponibili

Il canone di servizio SaaS Arcadoc è determinato dal numero di documenti che si desidera salvare nel sistema nell’arco di un anno solare e dallo spazio su disco occupato dagli allegati agli stessi. Per documento si intende una scheda di classificazione documentale che contiene i metadati obbligatori in base alle normative cogenti, più una serie di ulteriori metadati definiti dal cliente in base alle proprie esigenze e uno o più allegati, detti contenuti. Alla stipula del contratto di servizio il cliente sceglie il numero massimo di documenti e di spazio disco che desidera gli siano riservati e da quel momento è in grado di utilizzare il sistema fino a quando tali grandezze non vengono raggiunte. Nel caso in cui le grandezze vengano raggiunte prima del termine dell’anno solare di validità del contratto, il cliente ha la possibilità di incrementare sia il numero di documenti da salvare nel sistema che lo spazio disco occupato dagli allegati, passando allo scaglione superiore, pagando la semplice differenza di prezzo tra lo scaglione già acquistato e quello desiderato, rapportato al numero di mesi mancanti al termine del periodo di servizio. Il numero di documenti inseriti all’interno del sistema e lo spazio su disco occupato dagli allegati sono indicati nella pagina relativa al licensing, disponibile per l’amministratore di sistema del cliente. Al raggiungimento dell’80% del valore massimo, l’amministratore di sistema del cliente viene automaticamente avvisato tramite email, al fine di consentirgli di adottare i provvedimenti del caso. Non sono previsti costi, variabili in base al livello di utilizzo del sistema, diversi da quelli sopra descritti. Per questo motivo il cliente, una volta definito il numero massimo di documenti e lo spazio disco necessario per ogni anno, non deve preoccuparsi di controllare altre grandezze in grado di modificare il costo del canone annuo.

Report disponibili

Il numero di documenti inseriti all’interno del sistema e lo spazio su disco occupato dagli allegati sono indicati nella pagina relativa al licensing, disponibile per l’amministratore di sistema del cliente. Al raggiungimento dell’80% del valore massimo, l’amministratore di sistema del cliente viene automaticamente avvisato tramite email, al fine di consentirgli di adottare i provvedimenti del caso. Non sono previsti costi, variabili in base al livello di utilizzo del sistema, diversi da quelli sopra descritti. Per questo motivo il cliente, una volta definito il numero massimo di documenti e lo spazio disco necessario per ogni anno, non deve preoccuparsi di controllare altre grandezze in grado di modificare il costo del canone annuo. Per quanto riguarda le performance del sistema, il servizio SaaS Arcadoc assicura un uptime del 99,95% su base annua. Ciò significa che, per ogni anno solare, il sistema deve risultare disponibile per il 99,95% del tempo, cioè può risultare indisponibile al massimo per circa 4 ore all’anno. Per disponibilità si intende l’ottenimento di una risposta dal server a fronte di una qualsiasi richiesta inviata tramite interfaccia utente (web browser) o interfaccia applicativa (web service). Oltre a questo, viene garantito un tempo massimo di risposta inferiore ai 10 secondi per ogni richiesta inviata al server tramite interfaccia utente o interfaccia applicativa. Per permettere all’amministratore di sistema del cliente di controllare il corretto raggiungimento di questi obiettivi, il servizio SaaS Arcadoc mette a disposizione uno strumento di monitoring che controlla le performances del sistema e permette, tramite un’interfaccia grafica fruibile tramite web browser, di controllare nel tempo lo storico dei dati raccolti, permettendo di filtrare i dati in base alla finestra temporale richiesta. Inoltre, lo strumento di monitoring allerta l’amministratore di sistema del cliente inviando un messaggio di posta elettronica che segnala il verificarsi di eventi che ricadono al di fuori degli obiettivi di performance dichiarati.

Livelli di servizio garantiti da dichiarare obbligatoriamente

  • Availability (in percentuale): 99.95
  • Maximum First Support Response Time (in minuti): 60

Monitoraggio dello stato del servizio e notifiche

  • E' disponibile il monitoraggio in tempo reale dello stato del servizio?:
  • Sono disponibili delle notifiche via SMS/email per gli eventi di indisponibilità del servizio?:

Controllo dell'Acquirente sulla gestione dei dati

  • L'Acquirente ha la possibilità di scegliere la localizzazione dei siti in cui verranno memorizzati e processati i dati?: No
  • L'Acquirente ha a disposizione procedure per la cancellazione permanente dei dati?: No

Meccanismi di autenticazione degli utenti supportati

Username & Password

Possibilità di configurazione/customizzazione dei meccanismi di autenticazione

Disponibilità di autenticazione a 2 fattori

No

Politiche di accesso alle informazioni in audit

  • In tempo reale: No
  • Differenziata tra utilizzatori e fornitore: No
  • Tempo minimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo massimo di conservazione delle informazioni di audit: NA
  • Tempo minimo di conservazione dei log di servizio: NA
  • Tempo massimo di conservazione dei log di servizio: NA

Elementi che concorrono alla determinazione del prezzo (parametri)

Nome parametro Unità di misura Quantità minima
Parametro 1 Numero di documenti inseriti nel sistema all'anno Documenti/anno 1000
Parametro 2 Spazio occupato su disco dai contenuti Gigabyte/anno 1

Prezzo base del servizio

  • Prezzo base in euro (in euro): 250
  • Eventuale costo di attivazione (in euro): NA

Altre condizioni

Il prezzo del canone annuo del servizio è determinato dal numero di documenti salvati nel sistema nell'arco dell'anno e dallo spazio disco occupato per ogni anno di esercizio. Per anno si intendono 365 giorni dalla data di attivazione.

Esecuzione dei test OWASP

  • Le componenti che costituiscono il servizio SaaS sono state sottoposte ai test OWASP prima della loro immissione in produzione e successivamente su base periodica?:
  • Relativamente all'ultima esecuzione dei testi di cui alla "OWASP Testing Guide v.4" le componenti del servizio SaaS sono risultate esenti da vulnerabilità:

Tempistiche per la presa in carico e gestione delle segnalazioni

Le segnalazioni vengono prese in carico entro un'ora lavorativa.

Localizzazione dei data center

Localizzazione (anche parziale) all'interno del territorio italiano

Rispetto alle nazioni extra UE di cui al punto precedente, sono in essere accordi bilaterali con l'Italia (o con l'UE) volti alla salvaguardia della riservatezza e proprietà dei dati?

No